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 弁護士・公認会計士  洪 勝吉

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売掛金・債権回収に問題を生じさせないために-①

インターネットの発達により、札幌市外や道外から取引の引き合いが生じることも多くなっています。取引で生じる売掛金などの債権回収に問題が生じないために業務を見直していくことも必要です。

販売業務のプロセス

販売業務は、通常、次のような流れをとります。

新規引き合い(信用調査・与信管理)→受注(販売条件などの受注管理)→売上計上→代金請求→回収(未回収分について債権残高管理)

売掛金などの債権が回収不能になるリスクについては、特に信用調査・与信管理、受注管理、債権残高管理が重要になります。

今回は、その中から信用調査・与信管理について見ていきたいと思います。

先に商品を納め、代金を後から回収するという取引を行う場合には、取引前に信用調査が必須です。これには、新規取引先の信用限度額の設定と、その継続的な見直しが含まれます。

新規取引先の信用調査

新規取引先の信用調査では、引き合いの経過や会社ホームページ、事業所の様子、実際に応対した相手の様子なども参考になります。

例えば、メールなどで突然取引が依頼されてきた、転売ができそうなものばかり注文される、ホームページが抽象的な理念ばかりで具体的なサービスの記載がない、事業所が閑散としている、価格にこだわりを見せずに発注しようとする、納期を急ぐ、こちらからの要求なしに会社の登記簿などの書類が用意されているなどといった事情があると、問題のある先の可能性が出てきます。

財務データを直接求めるか、信用調査会社等から入手することも必要です。債務超過になっていないかどうかや、近年の売上、利益の状況などを把握することができます。ほかにも、会社の本店や代表者の自宅の不動産登記簿を入手することで、担保の設定状況や、税金の差押えの登記などがないかを確認することができます。

信用調査担当部署の態勢

これまで書いてきたような事情は、文字にすると明らかに怪しいと感じるようなものとも言えますが、営業担当者の立場で受注を目指す状況では目をつむってしまいがちであるのもやむを得ない面があります。そのため、信用調査・与信管理を担当する部署は、営業部署などから独立した部署とすることが望ましいです。

与信管理を担当する部署は、営業部署にストップをかける役割を担うと同時に、回収に問題が生じた場合には、営業部署を支援する立場になります。

継続的な取引先についても、定期的な与信限度の見直しは必要です。取引先の経営状況に変化が生じないことなどありません。受注量が急激に変わった(増加する、減少する)、担当者と連絡がとりづらくなった、店舗をいくつか閉めた、他社と揉め事の噂があるなどといった事情も重要な情報です。

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