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前回に引き続き債権管理のプロセスを見ていきましょう。

今回は、まずは受注管理のプロセスについて見ていきましょう。

受注管理の目的として、取引先との契約条件の明確化によって、こちらの債務の履行に問題を生じさせないことが挙げられます。

また、販売の諸条件については基準を設定しておき、基準を外れるような条件にする場合には、職務権限規定などに定められた責任者の承認を必要とすることが、不利な取引条件を回避し、業務の効率化につながります。

取引先とは取引基本契約書などの受注に関する文書を作成し、取引条件を明確にしましょう。そして、例えば取引先別・日付順に整然と保管・管理しておくことで、回収遅延などの突発的な事態にも速やかな対応をとることができます。

請求書の発行については、不正抑止といった面では営業担当部署とは分離するなどの職務分掌が必要になりますが、債権回収の問題という点では、正確な内容の請求書を適切な時期に確実に取引先に送る体制を整えることが重要です。

そして、回収遅延が生じたときは、速やかにこれを把握し、取引先にすぐに連絡して遅延の事実・その理由を確認します。入金を遅延した取引先のよくある言い訳としては、「入金予定の金員が入金されなかった」というように、外部の第三者の責任にしようとするものです。このような説明を受けた場合には、実際に入金予定があるのか、根拠となるような発注書や資金繰り表といった内部資料を確認するようにしましょう。

その上で、原則として、追加の納品をすぐに止めることです。速やかな初動対応により、取引先も事態の重要性を認識し、回収の可能性が高まります。

遅延の理由を根拠資料とともに確認した後に、支払期日を設定することになります。分割弁済を頼まれた場合には、法人税申告書の写しを入手し財産の所在を把握する、代表者個人の連帯保証を求めるといった対応をとりましょう。このような対応を求めることで債務者に面倒な債権者であると感じさせ、支払いの優先度が高まり、回収につながっていきます。

分割弁済を認めるのであれば、覚書を作成し、その時点の残高、返済期日、返済方法、遅延損害金、期限の利益喪失、連帯保証などの諸条件を明確に取り決めます。

それでもさらに入金の遅滞が生じた場合には、すぐに訪問し、毅然とした対応をとってプレッシャーを適切に与えることが回収につながります。可能な限り、現金で債権額の一部でも回収しておくことが望ましいです。

この段階でも回収が困難な状態となると、法的手段を検討せざるを得ません。この点について次回以降見ていきましょう。
また、債務者の状況が相当に悪化した場合の回収には法的な問題も生じることがありますので、別の機会に見ていきたいと思います。