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今回も引き続き、物品を購入する場合のプロセスを例に見ていきましょう。

続いては物品の検収プロセスです。まずは検収を担当する部署を明確にします。物品の受け入れとチェック態勢を効率的に行うためです。

発注の担当者が発注書と検収書を照合します。これにより、発注物品と受け入れ物品の正確性が確保されます。

また、支払の担当者が請求書と検収書を照合します。これにより、請求書の内容・金額と発注書の内容・金額の整合性が確認できます。

このようなプロセスを経ることで、発注から検収・支払いまでの各プロセスのそれぞれが相互に整合し、受入物品が異なるとか、受入数量に誤差が生じる、請求書の内容が発注書と異なるといったことを防ぐことができ、従業員による不正の機会の抑止につながります。

支払いについても、複数で職務を分けるということが基本です。

請求書が購入を担当する部署や会計担当によって確認されます。そして、支払依頼書が支払い担当部署に提出され、これに基づき支払いを行います。

領収書の発行を受ければ印影を照合し、これまで届けられていたものと異ならないか確認して、請求書と領収書をセットで保管しましょう。

このようなプロセスを経ることで、無駄な発注を避け、購入した物品を保全し、支払いを正確に行うことができます。

内部統制の基本は、職務を分け、複数人が関与する態勢にすることです。複数人が関与することで、不正は行いづらくなります。

また、しっかりと確認された整合性のある資料が整然と残されることにより、事後的に取引の状況を確認しやすくなり、これも不正の抑止につながります。

いざ不正が起きてしまった場合でも、証跡をたどれるということは重要です。

次回は、従業員が実際に不正を起こしてしまった場合の対処を見ていきます。